Standortbestimmung, Kennziffern und Kostenanalyse: Wann rechnet sich die Heimversorgung?

| Die Fragen der Apotheker zur wirtschaftlichen Rentabilität der Heimversorgung sind vielfältig: „Soll ich die Heimversorgung mit Arzneimitteln übernehmen? Ab wann lohnt sich eine Heimbelieferung für mich als Leiter einer kleinen Landapotheke?“ „Kann bereits der Vertrag mit einem Heim ausreichen, um wirtschaftlich profitabel zu arbeiten?“ „Ich versorge bereits zwei Heime, aber mir fehlen die richtigen Kennzahlen - wo finde ich diese?“ Der folgende Beitrag gibt Antworten und wichtige Praxishinweise zu Standortbestimmung, Kennziffern sowie Kostenanalyse der Heimversorgung. |

Einige Zahlen vorweg

Zurzeit gibt es in Deutschland 2,7 Millionen Pflegebedürftige:

• Davon leben fast 800.000 vollstationär in Heimen - sie machen heute den Großteil der Altenheimbewohner aus. Dabei geht der Trend weg von anonymem Großeinrichtungen mit teilweise vielen hundert Betten hin zu kleineren Heimen mit unter 100 Bewohnern.

• 1,9 Millionen alte Menschen leben dagegen zuhause. 600.000 Menschen werden durch ambulante Pflegedienste versorgt.

Der überwiegende Teil des Seniorenmarktes ist also an die alte Wohnumgebung der Menschen gebunden. So dürfte der Heimmarkt statistisch „nur“ etwa drei Prozent des Apothekenumsatzes ausmachen.

Die eigene Standortbestimmung

Um eine abgewogene Entscheidung pro oder contra Heimbelieferung treffen zu können, sollten Sie zuerst abstecken, welche Bedeutung die Belieferung in Ihrem Betrieb einnehmen könnte:

• Die Versorgung von nur einigen Dutzend Bewohnern kann quasi nebenbei laufen und Sie müssen sich nicht viele Gedanken um die Wirtschaftlichkeit machen. Sie verdienen ein wenig dazu, die Belieferung kann in der Regel mit dem vorhandenen Personal und der gegebenen Ausstattung bewältigt werden. Reich werden Sie damit nicht. Sonderleistungen - wie das manuelle Stellen oder die Lieferung von Blistern - werden Sie nicht rentabel leisten können.

• Stehen erst einmal 100 und mehr Betten zur Versorgung an, gelangen die Umsätze schnell in den sechsstelligen Bereich. Hier ist es mit dem „Nebenbei-Geschäft“ vorbei. Sie werden in der Regel zusätzliche Personalkapazitäten schaffen müssen und in EDV und Prozessorganisation investieren. Sie werden wahrscheinlich mit dem Thema Stellen oder Blistern konfrontiert, was weitere Kapazitäten und teilweise deutlich andere Arbeitsabläufe erfordert. Das Thema Kennzahlen und Rentabilität bekommt Bedeutung.

• Manche Apotheken sind bereits regelrechte Logistik-Center und Versorgungsdienstleister, teilweise mit Millionenumsätzen. Hier spielt die Betriebswirtschaft eine herausragende Rolle. Im Grunde muss hier für die Heimversorgung als eigener Betrieb in der Apotheke eine gesonderte Betriebs- und Kostenstellenrechnung gemacht werden. Nur so gelingt es, sauber zu differenzieren, Quersubventionen aufzudecken und sich nicht gesund (oder krank) zu rechnen.

Unerlässliche Kennziffern

Um aussagefähige Zahlen generieren zu können, müssen Sie Ihre Heimumsätze sorgfältig von den üblichen Offizinumsätzen abgrenzen. Das bedeutet: Setzen Sie konsequent entsprechende Kennzeichen in der Apotheken-EDV. Da die Patienten meistens wegen der Verwaltung von Zuzahlungen und Medikationsprofilen explizit im Rechner angelegt werden, dürfte dies kein Problem sein. Achten Sie aber darauf, dass auch eventuelle Zusatzkäufe dementsprechend verbucht werden.

Wichtigste Bezugsgröße für die spezifischen Kennziffern ist der einzelne Kunde. Die Zeiteinheit ist ein Monat oder ein Jahr. Da Bewohner (im laufenden Jahr) neu kommen und versterben, kommen Sie mit fortgeschriebenen Monatsdaten weiter, die auf ein Jahr hochgerechnet werden. Die entscheidenden Größen sind:

• Der Umsatz je Heimkunde und Monat bzw. Jahr und daraus abgeleitet durch eine exakte Stückertragsberechnung im Warenwirtschaftssystem für jeden abgegebenen Artikel, der letztlich entscheidende Rohertrag je Heimkunde und Monat bzw. Jahr

• Die Zahl an Aufträgen (oft ist das die Zahl der Rezepte; je Auftrag für einen Bewohner können das aber auch einmal mehrere Rezepte sein) und der resultierende Auftragswert und -ertrag als Analogon zum „Bonumsatz“ und „Bonertrag“ der klassischen Offizinkunden

Vergleichen Sie nun den Rohertrag, den ein Heimkunde statistisch in die Apotheke bringt, mit dem durchschnittlichen Ertrag der klassischen Offizinkunden. Das geht leicht, wenn Sie den Bonwert gegen den Auftragswert im Heim stellen. Während der „Jahresertrag“ eines Heimbewohners in der Regel schnell ermittelt werden kann (da in der EDV angelegt), ist das bei den Normalkunden schwerer. Sie müssen auf Kundenkartendaten zurückgreifen (die nicht immer repräsentativ sind, da dies meist die „besseren“ Kunden sind). Dennoch: Dieser Vergleich zeigt Ihnen eine erste Richtung:

• Statistisch beträgt der um Spezialumsätze wie Zytostatika bereinigte, typische Offizinumsatz etwa 530 Euro netto pro Einwohner und Jahr, was rund 130 Euro Rohertrag bedeutet. Da nicht jeder Bundesbürger Apothekengänger ist, bringt der statistische Offizin-Normalkunde noch etwas mehr in die Kasse, nämlich ungefähr 650 Euro Umsatz bzw. etwa 160 Euro Rohertrag. Durch Bündelungseffekte (Frauen als „Chefeinkäufer“ der Familie) ergeben sich weitere Konzentrationen der Offizinumsätze auf einzelne Personen.

• Der durchschnittliche Heimbewohner bringt dagegen nach einer groben Faustregel rund 1.000 Euro Nettoumsatz jährlich ein, mit je nach Heim- und Bewohnerstruktur teilweise erheblichen Abweichungen (von etwa 800 bis über 1.500 Euro). Deshalb ist die individuelle Erhebung sinnvoll. Denn dahinter können dann nur 180 Euro Rohertrag oder auch über 300 Euro stehen, was erheblich über dem „Normalkunden“ liegt. Um 200 bis 250 Euro sind es jedoch in vielen Fällen.

Kosten plausibel machen

Den Erträgen stehen teilweise beträchtliche Aufwendungen gegenüber. Nur mit deren Kenntnis lassen sich Deckungsbeiträge und Gewinne errechnen. Als Erstes sollten Sie die rein operativen Kosten untersuchen. Das sind in erster Linie die Personalkosten sowie die Kosten für das Ausliefern:

• Um die Personalkosten zu umreißen, sollten Sie die Abläufe und Prozesse sauber definieren. Nehmen Sie normale Tagesabläufe und schauen Sie, welche Zeiten von welchen Personen mit welchen Stundenlöhnen für die Heimbelieferung aufgewendet werden.

• Setzen Sie zudem für das Lieferfahrzeug ehrliche Kilometerkosten und die Fahrzeit an. Hierbei kann es Synergien mit dem normalen Botendienst geben. Vergessen Sie nicht die Heimbegehungen, Vortragsleistungen usw.

• Die heimspezifischen, zusätzlichen Sach- und Raumkosten sind meistens eher gering (Ausnahme: Blistern).

• Eine größere Rolle spielen umsatzabhängige Abrechnungsgebühren, Beiträge, Retaxierungen sowie in vermehrtem Maße Zahlungsausfallrisiken - angefangen vom Streit über die Zuzahlungen bis hin zu Problemen beim Versterben von Privatpatienten mit hohen Ausständen.

Deckungsbeiträge ermitteln

Nach Abzug aller Kostenposten sollte ein positiver „Deckungsbeitrag 1“ stehen - ansonsten ist die Heimbelieferung in jedem Falle defizitär (siehe Kalkulationsschema).

Müssen Sie zudem Investitionen mit Kapitalkosten in Form von Zins und Abschreibung schultern und rechnen Sie noch einen allgemeinen Verwaltungs- und Betriebskostensatz ein, gelangen Sie nach Abzug dieser Beträge zum „Deckungsbeitrag 2“. Auch dieser sollte möglichst noch positiv sein, denn daraus finanzieren Sie Ihren Gewinnanteil.

Weitere Szenarien entwickeln

Der Stand von heute muss nicht der von morgen sein. Haben Sie erst einmal die Abläufe der Belieferung etabliert, fällt die Kalkulation für die Versorgung eines weiteren Heimes viel leichter und etliche Grundkosten bleiben dennoch gleich. Deshalb ist es sinnvoll, ein künftiges Szenario mit weiteren Heimen zu entwickeln. Möglicherweise sehen diese Deckungsbeiträge besser aus.

Selbstverständlich wird der eine oder andere erkennen müssen, dass seine Belieferung im Grunde ein Zuschussgeschäft ist. Dann ist über Alternativen nachzudenken - allerdings nicht überhastet. Ein zu barscher Ausstieg kann nämlich manche unangenehme „Nebenwirkung“ haben, die zu einem späteren Zeitpunkt auffällt.

Spezialfall Blistern

Ein Spezialfall ist das Blistern. Um die unterschiedlichen Vorteile beurteilen zu können, müssen Sie wissen, was Ihr einzelner Heimkunde bereits heute an Ertrag einbringt. Nur dann haben Sie eine Rechenbasis, anhand derer Sie entscheiden können, ob und welches Blistermodell Sinn macht. Wird ein externer Dienstleister damit beauftragt, ist es aber so, dass der Rohertrags-Kuchen neu aufgeschnitten wird. Der Anteil für die Apotheke wird dabei oft deutlich kleiner oder Sie steigen selbst in die Verblisterung ein. Letzteres ist aber ein komplexes Thema für sich.