02.06.2009 | Qualitätsmanagement
Wie setzt man eine qualitätsbezogene Dokumentation richtig um?
von Monika Pohlkamp, Qualitätsmanagerin und MFA, Sendenhorst
„Praxisteam professionell“ hat Ihnen bereits in Ausgabe 6/2008 erläutert, wie Sie Prozessabläufe richtig dokumentieren. Viele Praxen sind sich aber nicht sicher, welche Abläufe überhaupt dokumentiert werden müssen. In diesem Beitrag erfahren Sie nun, welche Dokumentationen in keinem Qualitätsmanagement-(QM)-Handbuch fehlen sollten.
Dokumentation von Arbeits- und Verfahrensanweisungen
Am übersichtlichsten ist es, wenn Sie die verschiedenen Dokumentationen in nummerierten Registern alphabetisch anlegen. Je nach Fachrichtung der Praxis kann die Anzahl der Dokumente variieren. In den Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) gibt es keine Mengenvorgabe, was oft fälschlicherweise angenommen wird. Jedoch sollten regelmäßig wiederkehrende Abläufe einer Praxis nicht fehlen. Folgende Prozesse sind typisch:
Arbeitsanweisungen (AA)
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Verfahrensanweisungen (VA)
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Zur Erinnerung: Arbeitsanweisungen (AA) sind Abläufe, die nur von einer Person durchgeführt werden. Verfahrensanweisungen (VA) sind Abläufe, an denen mehrere Personen beteiligt sind.
Dokumentation von Formblättern und Checklisten
Alle Dokumente, bei denen es sich nicht um AA oder VA handelt und die den Planungen und der Verwaltung der Praxis dienlich sind, sind Formblätter (FB) und Checklisten. Hier die wichtigsten:
Formblätter (FB)
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Checklisten
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Fazit
Wenn Sie Ihr QM-Handbuch nach den genannten Vorgaben aufbauen, werden Sie die Richtlinien des G-BA sicher erfüllen. Jede Praxis sollte natürlich noch für sie wichtige Arbeitsabläufe hinzufügen. Halten Sie sich immer vor Augen, welche Dokumente hilfreich sein werden, wenn zum Beispiel eine neue Kollegin in der Praxis anfängt - Sie werden dann schnell merken, welche Arbeits- und Verfahrensanweisungen sinnvoll und notwendig sind.
