02.06.2009 | Praxisorganisation

Stress lass nach - Entspannung durch bessere Organisation

von Ute Jürgens, www.kommed-coaching.de, Lilienthal

Um mit Stress umzugehen, können Sie Entspannungstechniken erlernen. Eine ebenso sinnvolle Möglichkeit, um sich einen ruhigeren Arbeitsplatz zu schaffen, besteht jedoch im Ändern der Umstände. „Praxisteam professionell“ zeigt Ihnen Schritt für Schritt den Weg zu einer ruhigeren Praxisatmosphäre und einer besseren Praxisorganisation.

Problemfelder identifizieren

Vor jeder Veränderung muss die Analyse der bestehenden Situation stehen. In einer Beobachtungsphase legt daher jede Mitarbeiterin eine Stoffsammlung für sich an, die als Arbeitsgrundlage für die anstehenden Veränderungen dient. Wichtig ist dabei, dass wirklich jeder alles aufschreibt, was er für verbesserungswürdig hält, anstatt selbstständig zu entscheiden, dass eine Veränderung keinen Sinn machen würde. Die folgenden Fragen sollen Ihnen bei der Identifikation der Problemfelder helfen.

Grundsätzliche Fragen

Ist die Arbeitsplatzeinteilung eindeutig geregelt? Weiß jeder, wofür er zuständig ist und kommt er damit zurecht? Ist das Aufgabengebiet auch nicht zu groß?

Wie verschieben sich in Urlaubs- und Krankheitszeiten die Zuständigkeiten? Weiß in diesen Fällen jeder, was er zu tun hat?

In welchen Bereichen kann man vorarbeiten, statt immer erst in letzter Minute und in absoluter Eile zu handeln?

Wie sind die Arbeitszeiten der einzelnen Kolleginnen aufeinander abgestimmt? Passt noch alles oder gibt es seit einiger Zeit andere Betriebsspitzen, ohne dass sich die Personalzusammensetzung dem angeglichen hat?

Wie klappt die Zusammenarbeit mit dem Pflegeheim, den Apotheken etc.? Bestehen Schwierigkeiten, die durch ein gemeinsames Gespräch ausgeräumt werden können?

Sind die genannten Betriebe mit der sie betreffenden Arbeitsweise zufrieden oder möchten sie etwas ändern, was auch für Erleichterungen in der Praxis sorgt?

Wo gibt es „schwarze Löcher“ in der Organisation der Arbeitsabläufe? Was „klappt nie“? Wo entstehen „immer“ Schwierigkeiten? Warum?

Bei einer Arbeitsplatzbegehung durch einen Profi: Bestehen für die Gesundheit ungünstige bauliche Umstände? Sind Mobiliar und Beleuchtung optimal für die Gesundheit? Wie ist es mit der Bekleidung, den Schuhen bestellt?

Gemeinsam nach Lösungen suchen

Nach drei Wochen sollte von jeder Mitarbeiterin und vom Praxisinhaber eine fertige Liste vorliegen. In einer ersten Teamsitzung werden die Listen verglichen und Überschneidungen markiert - sie verdeutlichen die besonderen Brennpunkte. Im Prozess des Vergleichens wird sich durch Gespräche untereinander schnell herausstellen, wo es am meisten brennt.

Beim folgenden Mitarbeitertreffen können dann Lösungsvorschläge gesammelt, eventuell auch schon Beschlüsse gefasst werden. Falls die Listen sehr umfangreich sind, finden mehrere Treffen anstelle einer Mammutsitzung statt. Sollten mehr als fünf Teilnehmer bei den Teamsitzungen erscheinen, sorgen Arbeitsgruppen für eine schnellere Abwicklung, da nicht jedes Teammitglied alle Themen bearbeiten muss. In den Kleingruppen werden dann die drei besten Lösungsvorschläge ausgesucht, nur diese diskutiert hinterher die ganze Gruppe.

Die Lösungsvorschläge werden schriftlich festgehalten und es wird festgelegt, wer was ab bzw. bis wann zu tun hat. Die Leitfrage: „Wer kann´s am besten?“ statt „Wer ist zuständig?“ verhilft oft zu einer besseren Organisation!

Praxistipp: Profitieren Sie von den Ideen Ihrer Kolleginnen aus anderen Praxen und organisieren Sie Stammtische, Kooperationstreffen etc., an denen abwechselnd eine Mitarbeiterin Ihrer Praxis teilnehmen sollte - auf diese Weise ist die Weitergabe der Ideen aus anderen Praxen immer gewährleistet.

Tipps zur besseren Selbstorganisation

Gehen Sie mit Zielstrebigkeit und Selbstdisziplin an jede Aufgabenstellung!

Planen Sie Ihre Aktivitäten gründlich und setzen Sie Prioritäten!

Kontrollieren Sie Ihre Aktivitäten und deren Ergebnisse!

Arbeiten Sie systematisch und konzentriert!

Vermeiden Sie Unordnung und Perfektionismus bei der effektiven Selbstorganisation!

Bekämpfen Sie Störfaktoren systematisch und konsequent!

Nutzen Sie Übergangszeiten für die Dinge, zu denen Sie sonst nicht kommen!

Schieben Sie nichts, was getan werden muss, auf die lange Bank. Nehmen Sie wichtige Aufgaben sofort in Angriff!

Praktizieren Sie eine sinnvolle Pausen- und Freizeitgestaltung!

Die genannten Punkte sind so offensichtlich wertvoll, wie sie „ganz einfach“ umzusetzen sind. Und natürlich ist Organisation nicht alles: Eine hohe Kommunikationskompetenz und die Fähigkeit zur Gelassenheit tragen ebenso zu mehr Ruhe, Ausgeglichenheit und neuem Spaß am Beruf bei.

Quelle: Ausgabe 06 / 2009 | Seite 12 | ID 127378