29.09.2009 | Praxisorganisation
So stimmt das Kassenbuch!
Um die Umsätze korrekt bemessen zu können, müssen in der Arztpraxis Aufzeichnungen über alle Einnahmen und Ausgaben erstellt werden. Die zuständige MFA sollte daher die in einer Arztpraxis übliche Buchführung verstehen und selbst durchführen können. Allerdings wird die Buchführung meist einem Steuerberater übergeben, sodass für die Praxis lediglich eine „Vorbuchführung“ anfällt, zu der u.a. die korrekte Führung des Kassenbuchs gehört.
Anforderungen an ein korrekt geführtes Kassenbuch
Eine bestimmte Aufzeichnungsart ist für das Kassenbuch nicht vorgeschrieben. Allerdings darf die Buchführung nicht zu Beanstandungen des Finanzamts führen, das heißt: Die steuerlich entscheidenden Gesichtspunkte müssen ausreichend berücksichtigt werden. Konkret heißt das:
- Einnahmen und Ausgaben müssen einzeln und in chronologisch richtiger Reihenfolge aufgezeichnet werden.
- Die Seiten des Kassenbuchs müssen nummeriert sein.
- Die Eintragungen müssen mit einem nicht löschbaren Stift vorgenommen werden. Fehleintragungen dürfen nur so gestrichen werden, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar ist.
- Zwischen den Buchungen dürfen keine leeren Zeilen stehen.
- Für rein private Einnahmen und Ausgaben besteht keine Aufzeichnungspflicht.
- Für jede Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein.
- Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Inventare und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen beträgt zehn Jahre, die Frist für andere Unterlagen beträgt sechs Jahre.
Für ein elektronisches Kassenbuch gelten dieselben Anforderungen. In den gängigen Software-Programmen werden alle Grundsätze der ordentlichen Buchführung berücksichtigt.
Wer führt das Kassenbuch und die Tageskasse?
Fehler entstehen häufig dadurch, dass zu viele Personen mit dem Kassenbuch zu tun haben. Legen Sie daher fest: Macht es Sinn, dass jeder Zugriff auf das Kassenbuch und die Tageskasse hat? Wer ist verantwortlich, wenn die Tageskasse nicht stimmt oder Belege fehlen? Muss das fehlende Geld aus eigener Tasche gezahlt werden?
Da Kassenbuch und Tageskasse ein wichtiger Bestandteil der ärztlichen Buchführung sind, sollte dieser Bereich nur in verantwortungsvolle Hände gelegt werden. Sicher wird kein Teammitglied absichtlich Geld aus der Tageskasse entwenden. Aber wenn Buchungen und Zahlungsvorgänge immer nur „zwischen Tür und Angel“ stattfinden, ist die Fehlerquote natürlich höher, als wenn jemand Zeit für Ein- und Auszahlungen hat. Außerdem kann die Verantwortung für die Kasse nur dann konsequent übernommen werden, wenn lediglich eine Person in der Praxis Zugang dazu hat.
Falls es in Ihrer Praxis eine eigene Rezeptions-Mitarbeiterin gibt, die ganztägig verfügbar ist, sollte diese Kollegin die Kasse und das Kassenbuch verantwortlich führen. Ihr obliegt dann die ordnungsgemäße Abwicklung dieses Teils der Buchführung - und nur sie kann für Fehlbeträge verantwortlich gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass niemand sonst - eventuell der Chef oder die Chefin ausgenommen - einen Schlüssel zur Tageskasse besitzt.
Wenn die verantwortliche Kollegin frei hat, Urlaub nimmt oder ähnliches, übergibt sie die Kasse verantwortlich an eine andere Kollegin. Im Beisein der übernehmenden Kollegin wird der aktuelle Kassenstand ermittelt und der korrekte Betrag an die Vertretung übergeben. Wichtig: Zählen Sie unbedingt nach! Die Vertretung unterzeichnet die ordnungsgemäße Übergabe.
Praxistipp: Idealerweise werden die Eintragungen im Buch täglich vorgenommen, die Belege abgeheftet und der Kassenbestand überprüft. Bei täglicher Kontrolle sinkt das Fehlerrisiko drastisch. Wenn das nicht möglich ist, sollte zumindest auf eine sichere Aufbewahrung von Belegen geachtet werden. Verwenden Sie dazu Pultordner mit der Einteilung 1 bis 31 - das sind DIN-A-4-Bücher, die es in unterschiedlichen Ausführungen im Schreibwaren-Fachhandel gibt. So haben Sie ein Fach für jeden Tag des Monats und können täglich die Quittungen und Belege vorsortieren.
Kassenbestand möglichst niedrig halten
Gerade zu Beginn eines Quartals wird durch die Erhebung der Praxisgebühr viel Bargeld in der Tageskasse liegen. Zunächst einmal ist es sinnvoll, am Anfang des Monats entsprechendes Wechselgeld bereitzuhalten, denn es kostet zu viel Zeit, zum Wechseln in das nächstgelegene Geschäft zu laufen. Gerade diese Transaktionen bergen ein hohes Fehlerrisiko. Mit 100 Euro in Zehn-Euro-Scheinen lassen sich auch größere Scheine des Patienten schnell wechseln.
Barzahlung durch den Patienten
Der Barzahlungsvorgang ist zeitintensiv, kann aber in der Arztpraxis nicht vermieden werden. Spätestens seit der Einführung der Praxisgebühr haben Barzahlungen wieder drastisch zugenommen. Allerdings ermuntern auch viele Praxen ihre Patienten zu Barzahlungen, insbesondere bei kleinen Beträgen. Der Arzt sollte entscheiden, ob dieses Vorgehen auch für seine Praxis Vorteile bringt oder ob er den bargeldlosen Zahlungsverkehr bevorzugt (lesen Sie dazu Ausgabe 4/2009 von „Praxisteam professionell“). Auf jeden Fall sollte ein Bezahlvorgang sorgfältig wie folgt vorgenommen werden:
- Karteikarte heraussuchen bzw. Patientenkartei im PC aufrufen;
- Bargeld entgegennehmen (unbedingt nachzählen);
- den entgegengenommenen Betrag sichtbar auf der Rezeption liegen lassen, bis Sie korrekt herausgegeben haben;
- das Wechselgeld dem Patienten laut vorzählen;
- wenn der Patient das Wechselgeld entgegengenommen hat, den Zahlungsbetrag in die Tageskasse einlegen;
- Rechnung des Patienten quittieren, im Auftrag (i. A.) unterschreiben, Datum und Praxisstempel schließen den Vorgang ab. Hat Ihr Patient seine Originalrechnung vergessen, stellen Sie ihm eine Quittung über den bezahlten Betrag aus;
- die quittierte Rechnung dem Patienten zurückgeben;
- Zahlbetrag auf der Karteikarte austragen, Datum und Personalkürzel nicht vergessen; Barzahlung im Rechnungsprogramm austragen;
- Betrag im Kassenbuch in der Spalte „Einnahmen“ eintragen;
- wenn erforderlich (Steuerberater fragen) Rechnung im Ordner „Rechnung bezahlt“ abheften; die abgehefteten Belege werden mit der Belegnummer versehen - auch hier muss die chronologische Reihenfolge beachtet werden;
- wenn erforderlich (Steuerberater fragen) Kopie der bezahlten Rechnung im Kassenbuch abheften.
Vorgehen bei einem falschen Eintrag
Bei einem falschen Eintrag empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Handgeschriebenes Kassenbuch: Der falsche Eintrag wird sauber durchgestrichen - und zwar so, dass der ursprüngliche Eintrag noch zu lesen ist. Der korrigierte Eintrag wird nun in die nächste freie Zeile eingetragen. Wird der Fehler erst später entdeckt, ist möglicherweise keine chronologische Reihenfolge mehr möglich.
- Elektronisches Kassenbuch: Ist ein Buchungssatz erst einmal erfasst, kann er nicht korrigiert werden. Soll dennoch korrigiert werden, muss der Eintrag storniert und neu erfasst werden. Die stornierte Zeile bleibt auch nach der Korrektur lesbar.
Die Vorgehensweise bei Ausgaben
Alle Barausgaben, die für Praxiszwecke erfolgen, werden als Ausgaben im Kassenbuch erfasst. Denken Sie bitte bei jeder Besorgung für die Praxis daran, sich eine Quittung ausstellen zu lassen. Auf der Quittung müssen immer Datum, Stempel und Unterschrift der Firma enthalten sein. Bei elektronischer Kassenführung wird eine Quittung ausgedruckt, die dann ebenfalls den Erfordernissen Ihrer Buchführung genügen sollte.
