17.12.2009 | Praxisorganisation
Lohnt sich der Aufwand einer Umstellung auf karteilose Praxisführung?
von Anna Schmiedel, Dortmund, www.anna-schmiedel.de
War es vor zehn Jahren noch etwas Exklusives, wenn eine Praxis statt Karteikarten in jedem Behandlungszimmer einen PC stehen hatte und alle Einträge über die Praxissoftware vornahm, so ist das heute schon viel selbstverständlicher. Die meisten Neugründungen arbeiten von vornherein ohne die Papier-Karteikarten. Und auch in Praxen, die schon einige Zeit bestehen, entsteht zunehmend der Wunsch nach der papierlosen Praxis. Die Umstellung scheint jedoch eine große Hürde zu sein. Hat man sich doch an die gute alte Papier-Karteikarte gewöhnt und auch einen großen Teil der Praxisorganisation darauf abgestimmt. In unserer neuen Beitragsserie zeigen wir Ihnen ganz praktisch, wie Sie eine solche Umstellung erfolgreich meistern. Denn mit guter Vorbereitung kann dieses Projekt gar nicht misslingen. Die wichtigste Voraussetzung bleibt jedoch, dass die Praxisleitung und zumindest ein Teil des Teams von den Vorteilen der Umstellung überzeugt sind.
Gründe für die Umstellung auf die papierlose Praxis
Mit der Umstellung von einer Papierkarteikarte auf die Computerkarteikarte geht eine fast komplette Reorganisation der Verwaltung einher. Das macht die Umstellung so schwierig und umfangreich und ist auch genau der Grund, warum sowohl die Chefs als auch die Mitarbeiterinnen fürchten, bei der Umstellung könnten sämtliche Informationen verloren gehen und Leistungen nicht abgerechnet werden. Am folgenden Beispiel werden Sie jedoch sehen, dass sich die Umstellung - allein aus zeitlicher Sicht - lohnen wird:
Beispiel
In der Praxis Dr. Schulte wird ein Patient in das DMP- Programm eingeschrieben. Zuerst wird ein blauer Reiter auf die Karteikarte gesteckt. Sobald der Patient das erste Mal zur Untersuchung im DMP kommt, erkennt man dadurch sofort, dass eine Erstdokumentation gemacht werden muss. Nun wird der blaue Reiter durch einen gelben ersetzt. Beim Durchsehen der Kartei einmal im Monat, sieht die MFA welche Patienten zur regelmäßigen Kontrolle (inkl. Erstellung der Folgedokumentation) kommen müssen. Denn die Zeiträume müssen korrekt eingehalten werden, ansonsten würde das ganze Procedere der Einschreibung wiederholt werden müssen. |
Oft gibt es auch konkrete Anlässe, die Umstellung in kurzer Zeit durchzuführen. Zum Beispiel kann es aus Sicht des Praxisinhabers nötig werden, dass er bestimmte Arbeiten zu Hause erledigen muss. Aber auch Veränderungen auf Mitarbeiterebene können eine Umstellung der Praxisorganisation nötig machen. Im Vorfeld solcher Veränderungen kann die Umstellung auf eine karteilose Praxisführung wichtig sein, um alle Praxisabläufe sicherzustellen.
Beispiel aus Sicht der Praxisinhaberin
Frau Dr. Lüsing bekommt in einigen Monaten ihr erstes Kind. Da sie eine Einzelpraxis führt, wird sie schon wenige Wochen nach der Entbindung wieder arbeiten. Um die Praxiszeiten kurz zu halten, möchte sie so viele Verwaltungsarbeiten wie möglich von zu Hause aus erledigen. Da sie jedoch die Karteikarten nicht immer hin- und herfahren will, ist es erforderlich, sämtliche Verwaltungsarbeiten und die gesamte Dokumentation mit der Praxissoftware erledigen zu können. Es wird ein Netzwerk in der Praxis installiert, in das sich Frau Dr. Lüsing von zu Hause aus einloggen kann. |
Beispiel aus Sicht der MFA
Die Rezeptionskraft, die neben den üblichen Rezeptionstätigkeiten auch die Eingabe der in der Karteikarte dokumentierten Leistungen des Vortages in die Praxissoftware vornahm, hat gekündigt. Die Praxisleitung stellt eine neue Rezeptionskraft ein, die jedoch keinerlei Abrechnungskenntnisse hat. Um die in Teilzeit beschäftigte Verwaltungsmitarbeiterin nicht mit der kompletten Eingabe der Karteikarten von ihren eigentlichen Aufgaben abzuhalten, entscheiden die Chefs, auf karteilose Praxisführung umzustellen. Dafür wurde in jedes Behandlungszimmer ein PC gestellt und die Assistenzmitarbeiterin nimmt die Eintragungen direkt in der Praxissoftware vor. |
Die karteilose Praxisführung bietet viele Vorteile
In den meisten Praxen kommt es vor, dass Karten gesucht werden - vor allem dann, wenn es Spezialfächer für bestimmte Karten gibt (laufende Kartei GKV/PKV, offene Rechnungen, abgelegte Kartei usw.). Bei der karteilosen Praxisführung entfällt das zeitintensive Heraussuchen und Einsortieren der Karten. Auch wenn Karteikarten vom Praxisinhaber mit nach Hause genommen werden, sind sie häufig nicht mehr auffindbar.
Ein Nebeneffekt der karteilosen Praxisführung ist, dass die Rezeption viel aufgeräumter aussieht, weil dort keine Karteikarten herumliegen. So ist auch der Datenschutz besser zu gewährleisten.
Da die Leistungen ohnehin alle in den PC übertragen werden müssen, um diese mit Hilfe der Software abrechnen zu können, spart man viel Zeit, wenn sie direkt im Behandlungszimmer in die Software eingegeben werden. Hier entstehen auch weniger Fehler - weil Übertragungsfehler praktisch nicht mehr vorkommen und weil eine konzentrierte Kontrolle der Tageseintragungen von der Abrechnungsmitarbeiterin erfolgen kann.
Viele MFA trauen sich die Dokumentation im PC zunächst nicht zu. Ein Grund dafür ist auch, dass viele von ihnen mit der Abrechnung der Leistungen nichts zu tun haben und mit den Abrechnungsbestimmungen nicht vertraut sind. Das Problem ist allerdings auch eine große Chance! Mit ein wenig Übung können alle Mitarbeiterinnen die Dokumentation vornehmen. In vielen Softwareprogrammen können Leistungsketten voreingestellt werden, die sicherstellen, dass keine Leistungen vergessen werden.
Beispiel für eine Leistungskette
Immer wieder kommt es vor, dass bei der Abrechnung zum Beispiel einer Krebsvorsorge vergessen wird, den durchgeführten Stuhltest einzutragen. So kommt es bei der Abrechnung regelmäßig zu Rückfragen. Um das zu vermeiden, kann nun bei der Umstellung zur karteilosen Praxisführung eine bestimmte Leistungskette voreingestellt werden. Bei einer Krebsvorsorge funktioniert die Leistungskette wie folgt:
Die Mitarbeiterin klickt in den medizinischen Daten auf das voreingestellte Kürzel für Krebsvorsorge und es öffnet sich eine Liste mit allen bei einer Krebsvorsorge üblichen Leistungen. Diese brauchen nur angeklickt zu werden. Notwendige Angaben wie „Stuhltest ja/nein“ werden automatisch abgefragt. Auf Wunsch können so ganz verschiedene Abfragen eingegeben werden. Dazu gehören vor allem die Zeiträume der Krebsvorsorge, da diese nur einmal jährlich ab dem 20. Lebensjahr bei Frauen durchgeführt wird. Genauso gilt das für den Check- UP 35, der wie er schon aussagt, nur ab dem 35. Lebensjahr und dann alle 2 Jahre durchgeführt werden kann.
Des Weiteren kann auch die Fragestellung nach IGe-Leistungen mit eingebaut werden. Welche Wunschleistungen der Patient bisher genutzt hat oder welche zu ihm je nach Alter und Geschlecht passen. Beispiele:
- PSA-Test für Männer ab dem 50. Lebensjahr
- Lungenfunktionstest für Raucher
- Brust-Ultraschall für Frauen
Solche Eingaben helfen, die Patienten rechtzeitig darauf aufmerksam zu machen, welche Untersuchungen anstehen und diese Leistungen erbracht werden können.
Mehr Transparenz durch die Praxissoftware
Durch den Einsatz einer Praxissoftware wird nachvollziehbar, wer welche Einträge vorgenommen hat. Es ist möglich, jeder Mitarbeiterin ein eigenes Passwort zuzuordnen. Sind in der Praxis mehrere Mitarbeiterinnen für die Abrechnung zuständig, kann so nachvollzogen werden, wer was erledigt hat. Das kann bei Nachfragen sehr hilfreich sein. Natürlich ist es damit auch einfacher, Fehler „nachzuweisen“. Dies führt häufig dazu, dass alle Beteiligten die Einträge gewissenhafter vornehmen.
Genauere Dokumentation möglich
Die Praxissoftware bietet sehr viel mehr Möglichkeiten der Dokumentation als die herkömmliche Karteikarte. Man muss sich mit diesen Möglichkeiten nur einmal vertraut machen und diese dann konsequent nutzen:
- Bei Blutbefunden wird in der Papierkarteikarte meist ein Aufkleber oder ein Stempel in das Einlegeblatt aufgebracht. Der Platz, den Befund zu dokumentieren, ist damit sehr klein und es werden nur die nötigsten Informationen aufgeschrieben. In der Software dagegen besteht ohne großen Aufwand die Möglichkeit, Labordaten im Laborbogen genau zu dokumentieren - und zwar so, dass sie beim Blick auf die Befunde sofort sichtbar sind. Wird eine weitere Basisuntersuchung durchgeführt, dann wird der Befund nach der Leistungseingabe automatisch aktualisiert. Befunde (Blutuntersuchungen, radiologische Untersuchungen, Allergietests) werden in solchen vorgegebenen Bögen detailliert eingetragen. Selbst Blutabnahmen, die in verschiedene Labore gehen, können so übersichtlich in den Laborbogen eingegeben werden.
- Arztberichte von weiterbehandelnden Kollegen sind eingescannt, jederzeit und in allen Behandlungsräumen einsehbar. Kommt der Patient mit Schmerzen in die Praxis, sieht der Behandler beim Öffnen der elektronischen Karteikarte, schnell und aktuell alle Befundergebnisse, die in der letzten Zeit eingegangen sind. Das spart Zeit und unnötige Doppeluntersuchungen und erleichtert die Diagnosestellung. Kommen Anfragen von Krankenhäusern oder mitbehandelnden Ärzten, kann die MFA nach kurzer Rücksprache mit den Ärzten schnell und korrekt Auskunft geben.
Zeitersparnis bei Quartalsabrechnung und Rechnungswesen
Vor allem bei der Quartalsabrechnung und dem gesamten Bereich des Rechnungswesens spart die Verwaltungsmitarbeiterin viel Zeit, wenn sie nicht zusätzlich alles in der Karteikarte aufschreiben muss. So entfallen die Quartalsabschlussstriche, die nach der Abrechnung gezogen werden. Ebenso muss auf der Rückseite der Karteikarte nicht jede Rechnung und jede Zahlung notiert werden. Vor allem bei Ratenzahlungen führt dies zu viel Arbeit, aber wenig Übersicht.
Von welchen Vorteilen muss man sich verabschieden?
Die Karteikarte ist für diejenigen, die schon lange mit ihr arbeiten, etwas sehr Vertrautes. Oft reicht ein kurzer Blick in die Karte des Patienten und der Behandler ist auf dem Laufenden. Die Art, wie die Praxis Behandlungen jahrelang dokumentiert hat, ist einem so in Fleisch und Blut übergegangen, dass sowohl die Dokumentation als auch das Erfassen des gesamten Behandlungsfalles sehr schnell geht. An der Schrift erkennt man oft, wer was aufgeschrieben hat.
Stellt die Praxis auf den PC um, fehlt das vertraute Dokumentationsbild. Man hat auch „nichts mehr in der Hand“. Das fühlt sich zunächst ungewohnt an und macht gelegentlich unsicher. Meistens befinden sich sämtliche Unterlagen des Patienten in der Karteikarte - hierfür muss ein neues Ablagesystem geschaffen werden. Dazu mehr in Ausgabe 2/2010 von „Praxisteam professionell“.
