27.08.2009 | Praxisorganisation
Die Gemeinschaftspraxis: So werden Sie allen Chefs gleichermaßen gerecht
von Sybille David, Praxisberaterin, Groß-Gerau
Schon in einer Praxis mit nur einem Arzt bzw. einer Ärztin ist es für Medizinische Fachangestellte (MFA) nicht immer leicht, die Erwartungen des Chefs oder der Chefin zu erfüllen. Sind jedoch mehrere Chefs zufrieden zu stellen, kann der Organisationsaufwand - insbesondere bei fehlenden Absprachen - weiter ansteigen.
Die Zusammenarbeit optimieren
Zunächst einmal sollten Sie sich in gemeinsamen Teamsitzungen auf verbindliche Anforderungen der einzelnen Ärzte einigen und diese zum Beispiel in Ihrem QM- oder Praxishandbuch, in Papierform oder digital niederlegen. Dieses Handbuch muss an einem zentralen Ort in der Praxis oder im Rechner abgelegt sein, damit jedes (neue) Praxismitglied daraus schnell die nötigen Informationen ziehen kann. Bei Systematiken, die für alle Ärzte gleich sind, reicht eine gemeinsame Checkliste aus. Diese wird jedoch in den Ordner für den jeweiligen Chef eingeordnet, um Unsicherheiten zu vermeiden. Solche Checklisten sind nur dann sinnvoll, wenn sie aktuell sind und regelmäßig genutzt werden. Möglicherweise glauben Sie nach einiger Zeit, alle besonderen Wünsche der einzelnen Chefs zu kennen, und verzichten deshalb auf die hilfreichen Checklisten. Meist rächt sich das, denn eine Verwechslung mit den Anforderungen des anderen Chefs kann schnell zu einer fehlerhaften Vorbereitung führen und bringt unnötigen Ärger mit sich.
Die Aufzeichnungen über die besonderen Vorlieben ihrer Chefs helfen auch Teilzeitkräften, Auszubildenden und neuen Kolleginnen hervorragend bei ihren Vorbereitungen. Auch der Krankheits-, Urlaubs- oder Kündigungsfall von Kolleginnen kann so aufgefangen werden. Nutzen Sie hier ebenfalls Praxis- oder Teamhandbücher, in denen die Kollegin, die in Ihrem Team nur vertretungsweise einspringt, alle wichtigen Details nachlesen kann. Wählen Sie eine Archivierungsform, die alle in die Lage versetzt, sich die nötigen Informationen selbst und ohne Nachfragen bei den Kolleginnen zu verschaffen. So läuft die Praxis auch im „Notfall“ reibungslos weiter.
Rechnungsstellung und Verwaltung
Die unterschiedlichen Arbeitsweisen der Chefs machen natürlich auch nicht vor der Praxisverwaltung halt. Chef A dokumentiert nur sehr flüchtig, während Chefin B sehr ausführliche Behandlungsaufzeichnungen pflegt. Der eine trägt zeitnah ein, die andere erst nach mehreren Aufforderungen. Wenn dann noch ein unterschiedlicher Stil in der Rechnungslegung entsteht, sind Sie als Verwaltungskraft aufgefordert, alle Vorlieben und Wünsche zu beachten und entsprechend auszuführen.
Patienten ausgewogen aufteilen
Auch wenn es sich um eine Gemeinschaftspraxis handelt, hat kein Chef Lust darauf, nur schwierige und wenig kooperative Patienten zu behandeln. Klären Sie mit Ihren Chefs, wie Sie ein spannendes und anspruchsvolles Tagesprogramm zusammenstellen können. Gerade wenn ein neuer Arzt in die Praxis aufgenommen wird, ist es schwer, die Patienten von ihm zu überzeugen. Hier sollten Sie sich rechtzeitig strategische Gedanken über die Einführung des neuen ärztlichen Praxismitglieds machen. Welche Patienten sollen ihm bevorzugt zugewiesen werden?
Bei einem gut eingespielten Team sind Sie sicher bemüht, Patienten immer wieder beim gleichen Behandler einzubestellen. Was aber, wenn der Patient plötzlich innerhalb der Praxis den Arzt wechseln möchte? Klären Sie diese Eventualitäten bitte unbedingt vorher ab, damit später keine Rivalitäten entstehen.
Standards einführen
Die folgenden Tipps helfen Ihnen beim Einführen von Standards:
- Nutzen Sie die Einführung des Qualitätsmanagements, um Standards zu setzen.
- Berufen Sie eine umfassende Teamsitzung ein, in der Sie offen mit Ihren Chefs sprechen und klären, in welchen Bereichen eine Angleichung möglich und sinnvoll ist. Die Chefs sind oft selbst erstaunt, wie unterschiedlich sie arbeiten. Oftmals nutzen sie sogar gerne die Gelegenheit, sich mit dem Kollegen auszutauschen und gleiche Standards einzuführen - auch zur eigenen Qualitätssicherung und zur Vereinfachung im Verwaltungsbereich.
- Hüten Sie sich davor, Ihren Chefs vorschreiben zu wollen, welche Technik die bessere ist, und verzichten Sie darauf, die Arbeitsweise der Ärztin A in leuchtenden Farben zu beschreiben, um zu erreichen, dass Arzt B diese übernimmt. Das Gegenteil wird oft der Fall sein, weil sich niemand gerne etwas vorschreiben lässt.
Fazit
Wenn alle Chefs einen Nutzen in der Standardisierung gewisser Praxisbereiche sehen, werden sie im kollegialen Austausch eher zu einer Veränderung und Angleichung bereit sein. Im Mittelpunkt steht immer die Zufriedenheit des Patienten.
