Die Kanzlei-IT erfolgreich outsourcen

| Die Modernisierung der IT-Infrastruktur kann für kleine und mittelgroße Kanzleien eine große Herausforderung sein ‒ besonders dann, wenn internes Know-how wegfällt. Eine Kölner Steuerberatungskanzlei entschied sich dafür, die IT vollständig an einen externen Dienstleister auszulagern, der Hosting, Updates, Support und Telefonie betreut. Das Ziel: mehr Zeit für Mandanten, mehr Sicherheit, weniger IT-Aufgaben. |

Ausgangssituation

Die Sozietät Pirlet und Schröder in Köln hat rund 14 Mitarbeiter und wird als Familienkanzlei von Dorothee Schröder und ihrem Bruder Felix Schröder geführt, nachdem Steuerberater und Partner Daniel Pirlet im April dieses Jahres ausgeschieden ist. Die Kanzlei betreut Privatpersonen und Freiberufler genauso wie Unternehmen ‒ ein Fokus liegt auf Ärzten und Heilberufen. Mit dem Generationenwechsel und den neuen Geschäftsführern im Alter von 40 und 34 Jahren hat sich die Kanzlei verjüngt ‒ und auch im Bereich der IT bahnte sich ein Umbruch an. Die IT war auf Inhouse-Servern installiert, um die sich der ausgeschiedene Geschäftsführer kümmerte, der umfassende IT-Kenntnisse besaß. Da das IT-Management neben dem Tagesgeschäft in der Form wie bisher nicht mehr leistbar war, wurde das Hosting der IT-Landschaft im April an CONVOTIS übergeben und damit vollständig outgesourct.

Planung der Migration

Der Kontakt war bereits im November des Vorjahrs angebahnt worden. Im Februar fand die Ist-Analyse des Systems statt. Für den gesamten Prozess sollte man allerdings vier bis sechs Monate einplanen; denn eine Servermigration ist komplex und es müssen viele Dinge entschieden werden: